Ce s-a întâmplat

În cadrul unei proceduri de atribuire, s-a solicitat îndrumare metodologică privind aplicarea corectă a dispozițiilor art. 134 din HG nr. 395/2016 pe parcursul evaluării ofertelor. Întrebarea adresată viza delimitarea exactă a situațiilor în care răspunsurile transmise de ofertanți la solicitările comisiei de evaluare reprezintă simple completări formale sau de confirmare față de situațiile în care acestea devin modificări și completări ale ofertei. Clarificarea acestui prag este esențială, întrucât încadrarea juridică a răspunsului determină direct admisibilitatea sau respingerea ofertei.

Ce a răspuns ANAP

Agenția a explicat că, în temeiul art. 209 alin. (1) și alin. (2) din Legea nr. 98/2016, atunci când informațiile sau documentele depuse de ofertanți sunt incomplete, eronate sau când lipsesc anumite documente, autoritatea contractantă are dreptul să solicite clarificări sau completări. Exercitarea acestui drept se face cu respectarea principiilor tratamentului egal și transparenței, reglementate la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, și fără a determina apariția unui avantaj evident în favoarea unui ofertant.

În completare, art. 134 alin. (1) din HG nr. 395/2016 stabilește obligația comisiei de evaluare de a identifica acele clarificări și completări formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea fiecărei oferte. Din coroborarea acestor texte rezultă că autoritatea are dreptul, fără a avea obligația, să ceară lămuriri numai atunci când din cuprinsul ofertei nu reiese cu claritate respectarea cerințelor din documentația de atribuire și comisia nu poate lua o decizie fundamentată.

Delimitarea dintre cele două noțiuni se face prin raportare la art. 134 alin. (6) din HG nr. 395/2016. Acest text prevede că, în cazul în care ofertantul modifică prin răspunsurile sale conținutul propunerii tehnice sau al propunerii financiare, oferta sa este considerată inacceptabilă. Prin urmare, noțiunea de modificare vizează schimbările operate de ofertant asupra conținutului propunerii sale tehnice sau financiare. Noțiunea de completare formală sau de confirmare desemnează situația în care ofertantul păstrează intactă oferta inițială și susține, prin documente sau informații suplimentare, alte precizări care există deja la nivelul ofertei depuse și al documentelor însoțitoare.

Pentru autoritatea contractantă

Dacă ești membru în comisia de evaluare și constați o neconcordanță sau o omisiune, verifică mai întâi dacă informația de bază există deja în alte secțiuni ale ofertei depuse inițial. Formulează solicitarea de clarificări în temeiul art. 209 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 și art. 134 alin. (1) din HG nr. 395/2016, acordând un termen exprimat exclusiv în zile lucrătoare, fără precizarea unei ore anume. Asigură-te că întrebarea vizează doar confirmarea sau detalierea unor elemente existente și că nu îi oferă operatorului șansa de a-și rescrie propunerea tehnică sau financiară.

Când primești răspunsul, compară documentele noi cu oferta inițială. Dacă ofertantul depune un certificat, o anexă sau o detaliere care confirmă o realitate deja menționată în oferta depusă până la data-limită, încadrează demersul ca fiind o completare formală sau de confirmare și continuă evaluarea. Dacă însă prin răspuns se înlocuiesc produse, se schimbă specificații tehnice asumate inițial sau se alterează prețurile din propunerea financiară în afara excepțiilor înguste permise de lege, aplică sancțiunea prevăzută la art. 134 alin. (6) din HG nr. 395/2016 și respinge oferta ca inacceptabilă.

Pentru ofertant

Dacă ești ofertant, construiește răspunsul la clarificări făcând trimitere directă la paginile și documentele din oferta inițială unde se regăsește informația pe care o confirmi. Orice document transmis în etapa de evaluare trebuie să probeze sau să expliciteze date deja declarate, fără a schimba parametrii tehnici sau valorile financiare ofertate.

De reținut

  • Autoritatea contractantă are dreptul să solicite clarificări atunci când din ofertă nu rezultă cu claritate îndeplinirea cerințelor documentației de atribuire.
  • Clarificările și completările permise au caracter formal sau de confirmare și nu pot crea un avantaj evident în favoarea unui ofertant.
  • Completarea formală păstrează neschimbată oferta inițială și susține cu documente sau informații precizări deja existente în oferta depusă și în documentele însoțitoare.
  • Modificarea vizează schimbarea conținutului propunerii tehnice sau al propunerii financiare prin răspunsul la clarificări.
  • Oferta al cărei conținut tehnic sau financiar este modificat prin răspunsul la clarificări devine inacceptabilă.

Întrebări frecvente

Are autoritatea contractantă obligația de a cere clarificări pentru orice ofertă incompletă?

Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita clarificări sau completări conform art. 209 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 atunci când nu poate lua o decizie clară pe baza documentelor existente, iar comisia stabilește care sunt completările formale sau de confirmare necesare evaluării.

Ce înseamnă concret o completare de confirmare în etapa de evaluare?

O completare de confirmare este acel răspuns prin care ofertantul păstrează neschimbată oferta inițială și depune documente sau informații care susțin și confirmă alte precizări deja existente în oferta inițială și în documentele care o însoțesc.

Ce se întâmplă dacă ofertantul își schimbă propunerea tehnică sau financiară prin răspunsul la clarificări?

Potrivit art. 134 alin. (6) din HG nr. 395/2016, dacă ofertantul modifică prin răspunsurile sale conținutul propunerii tehnice sau al propunerii financiare, oferta este declarată inacceptabilă.

Ce limite trebuie să respecte comisia de evaluare când formulează o solicitare de clarificări?

Comisia trebuie să respecte principiile din art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, în special tratamentul egal și transparența, și să se asigure, conform art. 209 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, că solicitarea nu creează un avantaj evident în favoarea unui ofertant.

Material de informare generală. Pentru o situație concretă, consultă un specialist.