Ce s-a întâmplat

O autoritate contractantă a solicitat consiliere metodologică cu privire la două aspecte practice din etapa de evaluare a ofertelor. Prima întrebare viza posibilitatea legală de a transmite ofertanților sau candidaților solicitări de clarificări suplimentare referitoare la documentele depuse în cadrul ofertelor. A doua întrebare urmărea să lămurească în ce constă, din punct de vedere procedural, modul de lucru al comisiei de evaluare pe parcursul procesului de analiză și verificare a ofertelor.

Ce a răspuns ANAP

Cu privire la prima întrebare, Agenția a arătat că, potrivit art. 209 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă are dreptul de a solicita ofertanților sau candidaților, într-un anumit termen, clarificări și, după caz, completări ale documentelor prezentate, cu respectarea principiilor tratamentului egal și transparenței. Totodată, în baza art. 134 alin. (5) din HG nr. 395/2016, dacă în urma unei asemenea solicitări ofertantul nu transmite răspunsul în termenul precizat sau dacă explicațiile și completările transmise sunt neconcludente, oferta sa este considerată inacceptabilă.

În aplicarea principiului tratamentului egal, o limită strictă este impusă de art. 209 alin. (2) din Legea nr. 98/2016: autoritatea contractantă nu are dreptul ca, prin clarificările sau completările solicitate, să determine apariția unui avantaj evident în favoarea unui ofertant sau candidat. ANAP oferă un reper concret: o solicitare suplimentară de clarificări, motivată exclusiv de susținerile unuia dintre ofertanți, în condițiile în care cel puțin un alt ofertant a completat oferta conform dispozițiilor legale, afectează transparența procedurii și încalcă principiul tratamentului egal.

În ceea ce privește a doua întrebare, modul de lucru al comisiei de evaluare este reglementat de cadrul general din Capitolul III, Secțiunea a 9-a din HG nr. 395/2016, unde art. 127 alin. (1) din HG nr. 395/2016 enumeră atribuțiile comisiei. Orice alte detalii privind organizarea internă a analizei și evaluării ofertelor intră în competența exclusivă a persoanelor desemnate în comisie, în virtutea responsabilității autorității contractante prevăzute la art. 1 alin. (4) din HG nr. 395/2016.

Pentru autoritatea contractantă

Dacă faci parte din comisia de evaluare, redactează prima solicitare de clarificări astfel încât să fie clară, explicită și completă. Dacă răspunsul primit de la ofertant este neconcludent sau nu lămurește cerința deși întrebarea ta a fost precisă, aplică art. 134 alin. (5) din HG nr. 395/2016 și declară oferta inacceptabilă. Evită transmiterea unei a doua solicitări de clarificări pe același subiect care i-ar acorda ofertantului o nouă șansă de conformare atunci când ceilalți participanți au depus documentele corect de la început, deoarece un astfel de demers creează un avantaj evident interzis de art. 209 alin. (2) din Legea nr. 98/2016.

O solicitare suplimentară este justificată atunci când nevoia de lămurire decurge din elemente noi sau din modul în care a fost formulată prima întrebare, cu menținerea tratamentului egal între participanți. În privința organizării activității comisiei, stabilește împreună cu președintele și ceilalți membri calendarul ședințelor, împărțirea sarcinilor de verificare și formatul proceselor-verbale intermediare, asumându-vă modul de lucru în baza art. 1 alin. (4) și art. 127 alin. (1) din HG nr. 395/2016.

Pentru ofertant

Dacă ești ofertant, tratează fiecare solicitare de clarificări ca fiind unică și finală pe subiectul respectiv. Răspunde complet, în termenul stabilit de comisie, și atașează toate dovezile necesare de la prima solicitare. Comisia nu poate formula o nouă solicitare de clarificări dacă aceasta ar crea un avantaj evident în raport cu ofertanții care au completat oferta conform dispozițiilor legale.

De reținut

  • Autoritatea contractantă poate solicita clarificări și completări ale documentelor depuse, cu respectarea tratamentului egal și a transparenței.
  • Netransmiterea răspunsului în termenul stabilit sau transmiterea unui răspuns neconcludent atrage respingerea ofertei ca inacceptabilă.
  • Clarificările suplimentare nu pot fi folosite pentru a crea un avantaj evident unui ofertant care nu a răspuns concludent sau nu a completat corect oferta.
  • Solicitarea unei noi clarificări bazată exclusiv pe susținerile unui ofertant, când alți participanți au depus oferta conform legii, încalcă tratamentul egal.
  • Detalierea modului concret de analiză și evaluare a ofertelor revine persoanelor desemnate în comisia de evaluare, sub responsabilitatea autorității contractante.

Întrebări frecvente

Ce sancțiune se aplică dacă răspunsul ofertantului la prima solicitare de clarificări este neconcludent?

Conform art. 134 alin. (5) din HG nr. 395/2016, dacă ofertantul nu răspunde în termen sau transmite clarificări ori completări neconcludente, oferta sa este declarată inacceptabilă.

De ce nu poate comisia să ceară clarificări suplimentare doar pentru a ajuta un ofertant să își completeze oferta?

Pentru că art. 209 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 interzice crearea unui avantaj evident în favoarea unui ofertant, iar în condițiile în care cel puțin un alt participant a completat oferta conform legii, o nouă solicitare ar încălca principiul tratamentului egal și transparența.

Cine stabilește modul concret în care comisia de evaluare își organizează ședințele și analiza ofertelor?

Dincolo de atribuțiile generale prevăzute la art. 127 alin. (1) din HG nr. 395/2016, detalierea modului de analiză și evaluare intră în competența persoanelor desemnate în comisia de evaluare, în baza responsabilității instituite de art. 1 alin. (4) din HG nr. 395/2016.

Material de informare generală. Pentru o situație concretă, consultă un specialist.