Achiziția directă în SEAP: cum funcționează, ce reguli se aplică și unde se greșește cel mai des

Achiziția directă pare, pentru mulți, zona cea mai simplă din achizițiile publice. Tocmai de aceea aici se greșește mult. Regulile nu sunt greu de înțeles. Sunt tratate prea relaxat: fără estimare serioasă, fără o urmă documentară minimă și, foarte des, fără verificarea corectă a pragurilor.

În realitate, achiziția directă nu înseamnă libertate totală. Înseamnă o formă de cumpărare mai flexibilă, dar tot în interiorul regulilor din Legea nr. 98/2016. Iar astăzi, multe dintre regulile esențiale se găsesc direct în art. 7 alin. (5)-(8) din lege, în forma actualizată.

Ce este achiziția directă și când se aplică

Punctul de plecare este simplu: achiziția directă se poate folosi doar sub anumite praguri. În forma actualizată a Legii nr. 98/2016, art. 7 alin. (5) spune că autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa direct produse sau servicii dacă valoarea estimată, fără TVA, este mai mică de 270.120 lei, respectiv lucrări dacă valoarea estimată, fără TVA, este mai mică de 900.400 lei. De la aceste valori, ieși din achiziția directă.

Aici apare prima greșeală frecventă: se verifică doar valoarea unei facturi, a unei comenzi sau a unui necesar punctual, în locul valorii estimate reale a achiziției. Or, legea interzice expres atât subevaluarea, cât și divizarea contractului în mai multe contracte mai mici, dacă scopul este evitarea procedurilor de atribuire. Asta rezultă din art. 11 alin. (1) și (2) din lege. Cu alte cuvinte, te uiți la cât valorează, realist, necesitatea pe care o acoperi. Cât cumperi azi e doar o parte.

De aici vine și regula practică de bază: înainte să spui „este achiziție directă”, trebuie să știi exact ce necesitate acoperi, pe ce perioadă, cu ce obiect și la ce valoare totală estimată. Dacă pornești invers, de la suma convenabilă, de regulă ai pornit greșit.

Care este diferența dintre achiziția directă din catalogul SEAP și achiziția directă cu studiu de piață

În practică, mulți folosesc expresia „achiziție directă cu studiu de piață”. Este o formulare utilă, dar trebuie înțeleasă corect. Legea nu o definește ca atare. În schimb, art. 7 alin. (7) stabilește foarte clar ce face autoritatea contractantă în funcție de valoarea estimată.

Pentru achizițiile cu valoare estimată mai mare de 200.000 lei fără TVA la produse și servicii, respectiv mai mare de 560.000 lei fără TVA la lucrări, autoritatea are obligația să folosească catalogul electronic SEAP sau să publice un anunț într-o secțiune dedicată a website-ului propriu ori al SEAP, însoțit de descrierea a ceea ce urmează să fie achiziționat. Pentru achizițiile mai mari de 140.000 lei fără TVA la produse și servicii, respectiv mai mari de 300.000 lei fără TVA la lucrări, dar care nu depășesc pragurile de mai sus, autoritatea are obligația să consulte minimum trei operatori economici. Sub aceste valori, legea permite achiziția pe baza unei singure oferte, iar sub 9.000 lei fără TVA permite plată directă pe baza angajamentului legal, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Asta este diferența reală. „Din catalog” înseamnă ruta de cumpărare prin catalogul electronic SEAP. „Cu studiu de piață” este, în practică, numele dat consultării de piață sau obținerii de oferte, acolo unde legea permite această variantă. Important este să nu le amesteci și să nu aplici o practică veche la praguri noi.

Cum funcționează catalogul electronic din SEAP, pas cu pas

Din punct de vedere operațional, cumpărările directe în SEAP au la bază catalogul de produse definit de ofertanți, iar autoritatea contractantă poate iniția o achiziție de tip cumpărare directă doar prin alegerea unui produs din catalogul ofertantului. Manualul SEAP pentru autoritate spune asta foarte clar.

Fluxul practic este simplu. Autoritatea consultă cataloagele, alege produsul sau reperul relevant, completează condițiile de livrare și de plată, cantitatea și, opțional, prețul maximal, apoi stabilește data-limită până la care ofertantul poate răspunde. După aceea urmează etapa de decizie a ofertantului: poate refuza solicitarea sau o poate accepta. Dacă o acceptă, se ajunge la etapa de decizie a autorității contractante, care poate accepta sau refuza oferta primită. Dacă ofertantul nu răspunde în termenul stabilit, achiziția se închide ca neatribuită.

Aici apare o confuzie foarte frecventă. Catalogul nu este un simplu raft virtual din care „iei ceva”. Este o rută procedurală în SEAP, cu pași și termene proprii. Dacă nu urmărești corect pașii din sistem sau tratezi achiziția ca pe o simplă comandă administrativă, pierzi exact trasabilitatea care ar trebui să te ajute.

Pentru procedurile care depășesc pragul de achiziție directă, consultați articolul Procedura simplificată în SEAP: pas cu pas.

Ce documente trebuie să existe, în mod realist, într-o achiziție directă

Legea nu îți dă într-un singur articol o listă închisă numită „dosarul achiziției directe”. Dar îți spune două lucruri importante. Primul: art. 7 alin. (6) prevede că angajamentul legal aferent achiziției directe poate lua forma unui contract, a unei comenzi sau a altui tip de document încheiat în condițiile legii. Al doilea: art. 7 alin. (8) obligă autoritatea contractantă să transmită trimestrial în SEAP notificarea privind achizițiile directe, grupate pe necesitate, cu anumite informații minime, cu excepția celor realizate prin catalogul electronic SEAP în condițiile lit. a).

Din practică serioasă, asta înseamnă că trebuie să poți arăta măcar trei lucruri: de ce cumperi, cum ai estimat și în ce bază ai angajat cheltuiala. De aceea, chiar dacă legea nu îți impune printr-un articol unic denumirea exactă a fiecărui document intern, este sănătos să existe un referat de necesitate sau document intern echivalent, o notă de estimare sau justificare a valorii și documentul prin care se angajează cheltuiala, adică contractul, comanda sau alt document legal. La acestea se adaugă, firesc, oferta sau ofertele, dovezile din catalog ori din consultare, recepția și factura.

Pe scurt, dacă peste câteva luni nu poți reconstrui logic necesitatea, estimarea și alegerea făcută, ai o problemă, chiar dacă plată s-a făcut corect în contabilitate.

Cum calculezi corect valoarea estimată și unde apar depășirile fără să-ți dai seama

Aici se fac cele mai costisitoare greșeli. Art. 11 alin. (1) și (2) spune clar că autoritatea nu are dreptul să folosească metode de calcul al valorii estimate pentru a evita aplicarea procedurilor de atribuire și nu are dreptul să divizeze contractul în contracte distincte de valoare mai mică ori să subevalueze valoarea estimată cu același scop.

Mai departe, art. 17 și art. 18 obligă la cumularea valorii pe loturi atunci când autoritatea intenționează să achiziționeze lucrări, servicii sau produse similare prin contracte separate. Iar art. 18 alin. (3) spune și ce înseamnă produse similare: produse destinate unor utilizări identice sau similare și care fac parte din gama normală de produse furnizate constant în sectorul respectiv. Pentru contractele de produse sau servicii cu caracter de regularitate ori care se reînnoiesc într-o anumită perioadă, legea merge mai departe și cere o estimare globală, de regulă pe 12 luni.

Aici este utilă o nuanță importantă. În practică, multă lume spune „cumulare pe CPV”. CPV-ul este un indiciu util, dar juridic analiza nu se reduce la codul CPV. Contează necesitatea reală, similitudinea obiectului, caracterul repetitiv și logica economică a achiziției. Tocmai de aceea poți greși și când folosești același CPV prea larg, și când ascunzi o necesitate unitară în CPV-uri apropiate.

Ce înseamnă, în practică, principiul „bunului gospodar” la achiziția directă

Expresia „bun gospodar” este folosită des în limbajul practic, dar nu apare ca atare în art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Textul legal spune altceva: scopul legii este achiziționarea de bunuri, servicii și lucrări în condiții de eficiență economică și socială, iar principiile sunt nediscriminarea, tratamentul egal, recunoașterea reciprocă, transparența, proporționalitatea și asumarea răspunderii.

Aplicat la achiziția directă, asta înseamnă ceva foarte concret. Nu e suficient să spui că suma a fost mică. Trebuie să poți arăta că ai cumpărat ce era necesar, că ai estimat corect, că ai ales ruta procedurală potrivită și că ai păstrat o urmă documentară coerentă. Cu alte cuvinte, la achiziția directă ideea de „bun gospodar” înseamnă capacitatea de a explica decizia cu logică și documente.

Aici se vede și diferența între o achiziție directă făcută repede și una făcută bine. Ambele pot fi rapide. Doar una rămâne însă defensabilă.

Greșeli frecvente: fragmentare, praguri citite greșit și folosirea superficială a SEAP

Prima greșeală este folosirea unor praguri vechi. A doua este fragmentarea necesității: aceeași nevoie reală este împărțită în mai multe cumpărări mici, pe perioade scurte sau pe documente separate, ca să rămână sub prag. Exact această conduită este interzisă de art. 11 și, în materia fondurilor europene, divizarea artificială a contractelor este tratată expres ca abatere.

A treia greșeală este să confunzi obligația de utilizare a catalogului cu simpla existență a unui produs în catalog. Legea spune când ai obligația să folosești catalogul sau să publici anunț, când trebuie să consulți minimum trei operatori și când poți merge pe o singură ofertă. Alegi ruta procedurală după valoare. Comoditatea nu e criteriu.

A patra greșeală este lipsa unei urme documentare minime: lipsesc documentul intern de pornire, estimarea, justificarea alegerii sau angajamentul legal clar. A cincea este tratarea SEAP ca pe un simplu instrument tehnic. Manualul SEAP explică foarte clar pașii cumpărării directe prin catalog, dar sistemul nu judecă în locul autorității dacă ai ales bine procedura. Răspunderea rămâne la tine.

Achiziția directă merge bine când este tratată disciplinat. Pragurile trebuie citite corect, valoarea estimată trebuie calculată pe necesitatea reală, iar ruta procedurală trebuie aleasă după lege. Reflexul nu e temei.

Dacă pleci de la ideea că „e doar o achiziție mică”, exact acolo încep problemele.

Material de informare generală. Pentru o situație concretă, consultă un specialist.