Obligația verificării efective și justificării temeinice a prețului neobișnuit de scăzut

Decizia analizată

Situația analizată

În practica achizițiilor publice, verificarea propunerilor financiare generează litigii atunci când prețul total sau anumite tarife unitare par neobișnuit de scăzute în raport cu serviciile ori produsele ce constituie obiectul achiziției. Disputele apar atât în ipoteza în care ofertanții fundamentează tarife reduse prin omiterea unor categorii de cheltuieli obligatorii, cât și atunci când comisia de evaluare acceptă inițial explicații incomplete, fără o verificare propriu-zisă a calculelor economice.

Cele două decizii analizate ilustrează ambele ipoteze în proceduri având ca obiect servicii de preparare și livrare a pachetelor alimentare, respectiv servicii de curățenie și gestionare a deșeurilor. În prima cauză, un ofertant a contestat respingerea ofertei sale, susținând că anumite costuri cu manopera, echipamentele, utilitățile sau transportul sunt minime ori deja acoperite din activitatea sa zilnică obișnuită. În a doua cauză, ofertantul desemnat inițial câștigător a contestat măsura de remediere prin care autoritatea contractantă a decis reevaluarea propunerii sale financiare pentru a lămuri modul de calcul și fundamentare a tarifului de colectare, transport și depozitare a deșeurilor.

Regula practică

Potrivit prevederilor art. 210 alin. (1) și alin. (3) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă are obligația de a solicita clarificări privind prețul sau costurile propuse atunci când o propunere financiară este aparent neobișnuit de scăzută și de a evalua informațiile și documentele furnizate, respingând oferta atunci când dovezile sunt insuficiente pentru a justifica nivelul scăzut al prețului. Această verificare constituie o obligație de diligență menită să asigure că prețul ofertat este real, sustenabil și permite executarea contractului la parametrii cantitativi și calitativi impuși prin documentația de atribuire.

Din coroborarea soluțiilor pronunțate de Consiliu rezultă că justificarea prețului trebuie să vizeze toate elementele constitutive ale costurilor implicate de cerințele caietului de sarcini. Invocarea unor condiții favorabile sau a desfășurării unor activități similare în paralel menține obligația ofertantului de a cuantifica și proba cheltuielile reale aferente contractului supus atribuirii. Totodată, în aplicarea art. 210 alin. (1) și alin. (3) din Legea nr. 98/2016, dacă membrii comisiei de evaluare au omis să analizeze efectiv corelația dintre tarifele din ofertă și documentele justificative prezentate, autoritatea contractantă are dreptul și obligația de a reveni asupra evaluării prin măsuri de remediere pentru a solicita calcule explicite.

Pentru autoritatea contractantă

Comisia de evaluare trebuie să formuleze solicitări de clarificări clare și punctuale, raportate direct la elementele de cost și la obligațiile specifice din caietul de sarcini, în conformitate cu art. 210 alin. (1) din Legea nr. 98/2016. Atunci când analizează răspunsurile primite în baza art. 210 alin. (3) din Legea nr. 98/2016, comisia trebuie să depășească simpla consemnare a unei concluzii generale în procesul-verbal și să verifice în concret dacă toate operațiunile solicitate (precum ambalarea, etichetarea, utilitățile, pierderile tehnologice, probele obligatorii sau transportul și eliminarea deșeurilor) sunt acoperite financiar și susținute de documente concludente.

În situația în care se constată, inclusiv în urma unei contestații, că analiza anterioară a prețului a fost superficială și că un tarif unitar a rămas nejustificat prin raportare la tarifele furnizorilor declarați, autoritatea contractantă poate adopta măsuri de remediere pentru a relua verificarea financiară. Existența unor solicitări de clarificări anterioare pe tema prețului permite transmiterea unei noi adrese explicite, dacă aspectul esențial al modului de calcul rămasă neanalizat și nelămurit de comisie, asigurându-se astfel respectarea principiilor asumării răspunderii și tratamentului egal.

Pentru ofertant

La elaborarea propunerii financiare și a răspunsurilor de justificare a prețului în temeiul art. 210 alin. (1) și alin. (3) din Legea nr. 98/2016, ofertantul are sarcina de a proba sustenabilitatea fiecărui tarif prin analize de preț complete și documente suport. Includerea în calcul a tuturor costurilor directe și indirecte (salarii pentru personalul alocat operațiunii, amortizarea și consumul energetic al utilajelor, apă, iluminat, colectarea deșeurilor sau prelevarea de probe) este obligatorie, fiind insuficientă afirmația că societatea își acoperă deja aceste cheltuieli din alte contracte sau din activitatea curentă, în lipsa unor dovezi certe.

De asemenea, atunci când justificarea unui tarif se bazează pe oferte de la furnizori sau contracte de prestări servicii, ofertantul trebuie să demonstreze valabilitatea acestora și să prezinte explicit calculul matematic prin care a ajuns la valoarea ofertată, mai ales când există diferențe între unitățile de măsură (de exemplu, transformarea tarifului din lei/mc în lei/tonă). Totodată, ofertantul trebuie să aibă în vedere că necontestarea în termenul legal a unei solicitări de clarificări privind fundamentarea prețului conduce la consolidarea actului, obligându-l să răspundă punctual tuturor cerințelor comisiei de evaluare.

Limitele deciziei

Evaluarea prețului aparent neobișnuit de scăzut potrivit art. 210 alin. (1) și alin. (3) din Legea nr. 98/2016 impune două cerințe simultane: o fundamentare economică completă, bazată pe probe și calcule exacte din partea ofertantului, și o analiză efectivă, documentată și riguroasă din partea comisiei de evaluare. Ofertantul este ținut să acopere toate costurile reale ale contractului prin dovezi certe, iar autoritatea contractantă are obligația de a lămuri complet discrepanțele dintre tarifele ofertate și costurile furnizorilor înainte de atribuirea contractului.