Ce s-a întâmplat

O autoritate contractantă avea în derulare un contract subsecvent de furnizare încheiat în baza unui acord-cadru în care contractantul întâmpina întârzieri semnificative în aprovizionarea cu materii prime și materiale. Cauzele invocate erau independente de voința furnizorului: criza prețurilor la energie, conflictul armat din Ucraina și criza declanșată la sfârșitul anului 2020 odată cu revenirea economică post-SARS-COV2.

În acest context, autoritatea contractantă a întrebat dacă poate prelungi termenul de livrare pe parcursul derulării contractului în temeiul art. 221 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 98/2016, prin încadrarea decalării termenului în categoria modificărilor nesubstanțiale.

Problema practică viza delimitarea dintre o modificare nesubstanțială a termenului de livrare și o modificare substanțială care obligă autoritatea să organizeze o nouă procedură pentru restul produselor.

Ce a răspuns ANAP

În răspunsul din 06.02.2023, ANAP arată că orice modificare a clauzelor unui contract în derulare, inclusiv a termenului de livrare a produselor, se poate realiza fără o nouă procedură de atribuire numai în cazurile prevăzute la art. 221 din Legea nr. 98/2016. Când temeiul analizat este art. 221 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 98/2016, modificarea trebuie analizată prin raportare la condițiile modificării substanțiale de la art. 221 alin. (7) din Legea nr. 98/2016.

ANAP indică aspectele pe care autoritatea contractantă trebuie să le stabilească: dacă perioada derulării contractului a fost expres stipulată în caietul de sarcini și în modelul de contract din documentația de atribuire, dacă aceasta a reprezentat un element esențial în baza căruia s-a atribuit contractul și dacă derularea în noile condiții nu ar fi atras alți participanți la procedură ori declararea câștigătoare a altei oferte.

Pentru justificarea prelungirii, contractantul trebuie să prezinte documente care să demonstreze fără echivoc că necesitatea modificării termenelor de livrare este datorată unor circumstanțe imprevizibile, ce nu puteau fi împiedicate de contractant, asimilate cazului fortuit, care exclud culpa societății și care ar fi intervenit indiferent care ar fi fost oferta câștigătoare în procedura de atribuire a acordului-cadru inițial ce stă la baza contractelor subsecvente. În caz contrar, devin incidente prevederile art. 222 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, iar autoritatea are obligația derulării unei noi proceduri pentru restul de produse. Fiind un act juridic bilateral, modificarea operează numai cu acordul ambelor părți și cu justificarea încadrării în art. 221 din Legea nr. 98/2016.

Pentru autoritatea contractantă

Dacă ești autoritate contractantă și furnizorul cere prelungirea termenului de livrare invocând dificultăți în aprovizionare, verifică mai întâi documentația inițială. Analizează caietul de sarcini și modelul de contract pentru a stabili dacă durata sau termenul de livrare a fost un element esențial la atribuirea contractului ori ar fi influențat participarea și rezultatul procedurii.

Solicită apoi contractantului documente justificative care să probeze că întârzierea este determinată de circumstanțe imprevizibile, precum crizele invocate începând cu sfârșitul anului 2020, că nu există culpă din partea sa și că aceste circumstanțe ar fi afectat orice alt ofertant desemnat câștigător.

Dacă documentele confirmă aceste condiții și ambele părți sunt de acord, întocmește justificarea privind încadrarea în art. 221 alin. (1) lit. e) și art. 221 alin. (7) din Legea nr. 98/2016. În caz contrar, aplică prevederile art. 222 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 și organizează o nouă procedură de atribuire pentru achiziționarea restului de produse.

De reținut

Prelungirea termenului de livrare în baza art. 221 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 98/2016 este permisă doar dacă perioada de derulare nu a fost un element esențial al atribuirii și dacă noile condiții nu îndeplinesc criteriile modificării substanțiale de la art. 221 alin. (7).

Contractantul trebuie să dovedească documentar caracterul imprevizibil, lipsa culpei și faptul că dificultățile ar fi intervenit indiferent de oferta câștigătoare, iar modificarea necesită acordul ambelor părți.

Întrebări frecvente

Poate fi prelungit termenul de livrare dacă întârzierea este cauzată de crize internaționale pe lanțul de aprovizionare?

Da, potrivit speței ANAP nr. 1189/2023, termenul poate fi prelungit cu acordul ambelor părți dacă modificarea este nesubstanțială conform art. 221 alin. (1) lit. e) și alin. (7) din Legea nr. 98/2016 și este probată documentar.

Ce documente trebuie să prezinte contractantul pentru a justifica decalarea termenului de livrare?

Contractantul trebuie să prezinte documente care demonstrează fără echivoc că întârzierea provine din circumstanțe imprevizibile, asimilate cazului fortuit, care exclud culpa sa și care ar fi intervenit indiferent care ar fi fost oferta câștigătoare.

Când este considerată substanțială modificarea termenului de livrare?

Potrivit ANAP, modificarea este substanțială dacă perioada de derulare a fost un element esențial la atribuire, dacă noile condiții ar fi atras alți participanți ori ar fi condus la altă ofertă câștigătoare sau dacă se încadrează în art. 221 alin. (7) din Legea nr. 98/2016.

Ce obligație are autoritatea contractantă dacă modificarea termenului nu se încadrează în art. 221 din Legea nr. 98/2016?

În această situație devin incidente prevederile art. 222 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, iar autoritatea contractantă are obligația derulării unei noi proceduri de atribuire pentru restul de produse.

Material de informare generală. Pentru o situație concretă, consultă un specialist.