Ce s-a întâmplat

Pe parcursul derulării unui contract de achiziție publică, a apărut necesitatea înlocuirii unui produs ofertat inițial de către contractant cu un alt produs care prezintă aceleași caracteristici și proprietăți.

Autoritatea contractantă a solicitat clarificarea condițiilor în care poate accepta o astfel de înlocuire fără organizarea unei noi proceduri de atribuire.

Ce a răspuns ANAP

Deoarece situația nu vizează extinderea obiectului contractului și nici înlocuirea contractantului inițial, modificarea poate fi realizată prin act adițional de înlocuire a produsului dacă nu este o modificare substanțială. Mai exact, prin această schimbare contractul nu trebuie să prezinte caracteristici care diferă în mod substanțial de cele ale documentului semnat inițial, nu trebuie să schimbe echilibrul economic al contractului în favoarea contractantului într-un mod neprevăzut inițial și nu trebuie să introducă condiții care, dacă ar fi existat în procedura inițială, ar fi permis selecția altor candidați, acceptarea unei alte oferte sau atragerea altor participanți.

Astfel, autoritatea contractantă poate accepta pe parcursul derulării contractului înlocuirea produsului ofertat inițial cu un produs având aceleași caracteristici și proprietăți doar dacă sunt îndeplinite cumulativ patru condiții: acceptarea produsului alternativ nu afectează conținutul propunerii tehnice sau financiare pe baza cărora a fost declarat câștigătorul; nu afectează rezultatul procedurii de atribuire prin anularea ori diminuarea avantajului competitiv care a stat la baza desemnării câștigătorului; produsul alternativ are cel puțin aceeași calitate ca produsul ofertat inițial; furnizarea se realizează în aceleași condiții sau în condiții mai avantajoase față de cele prevăzute inițial.

Decizia de a accepta sau nu înlocuirea produsului cu unul echivalent rămâne exclusiv la latitudinea autorității contractante. Aceasta este singura în măsură să analizeze întregul ansamblu de informații și documente justificative, să stabilească dacă modificarea este nesubstanțială și să o încadreze în prevederile art. 221 din Legea nr. 98/2016.

Pentru autoritatea contractantă

Dacă ești autoritate contractantă, analizează cererea prin raportare la propunerea tehnică, propunerea financiară și factorii de evaluare aplicați în procedură. Verifică punctual dacă noul produs respectă toate specificațiile caietului de sarcini și dacă nu diminuează punctajul ori avantajul competitiv prin care ofertantul a câștigat contractul.

Verifică apoi condițiile de la art. 221 alin. (1) lit. e) și alin. (7) din Legea nr. 98/2016 pentru a confirma că nu se schimbă echilibrul economic în favoarea contractantului și nu se alterează condițiile competiției inițiale. Dacă toate cele patru condiții cumulative sunt îndeplinite și decizi să accepți schimbarea, întocmește o notă justificativă și semnează un act adițional înainte de recepția produselor.

Pentru ofertant

Dacă ești contractant și nu mai poți livra modelul exact din ofertă, nu livra un alt produs fără acordul prealabil scris al autorității contractante. Transmite o solicitare motivată însoțită de fișe tehnice, certificări și documente comparative care să demonstreze că noul produs are cel puțin aceeași calitate, aceleași caracteristici și proprietăți și se livrează la același preț sau în condiții mai avantajoase.

De reținut

Înlocuirea unui produs în timpul execuției contractului se poate face prin act adițional, ca modificare nesubstanțială în baza art. 221 din Legea nr. 98/2016.

Produsul propus în loc trebuie să aibă cel puțin aceeași calitate și aceleași caracteristici, fără a modifica propunerea tehnică ori financiară și fără a diminua avantajul competitiv al câștigătorului.

Acceptarea înlocuirii este un drept, iar nu o obligație a autorității contractante, responsabilitatea analizei și a deciziei revenind persoanelor desemnate din cadrul acesteia.

Întrebări frecvente

Poate contractantul să livreze un produs echivalent fără încheierea unui act adițional?

Nu. Înlocuirea produsului ofertat inițial reprezintă o modificare a contractului și necesită analiza autorității contractante în baza art. 221 din Legea nr. 98/2016 și încheierea unui act adițional.

Se poate majora prețul unitar cu ocazia înlocuirii produsului cu unul având aceleași caracteristici?

Nu. Una dintre condițiile cumulative este ca înlocuirea să nu afecteze propunerea financiară, să nu schimbe echilibrul economic în favoarea contractantului și furnizarea să se realizeze în aceleași condiții sau în condiții mai avantajoase pentru autoritate.

Este obligată autoritatea contractantă să accepte produsul înlocuitor propus de furnizor?

Nu. Acceptarea înlocuirii rămâne la latitudinea autorității contractante, care are responsabilitatea de a verifica toate documentele și de a stabili dacă modificarea este nesubstanțială conform art. 221 din Legea nr. 98/2016.

Material de informare generală. Pentru o situație concretă, consultă un specialist.